Pasākums kā projekts un tā plānošana
Jebkurš rīkotais pasākums ir lielāka vai mazāka apjoma projekts. Viena no galvenajām prasībām, lai pasākums noritētu veiksmīgi, ir detalizēta projekta izstrāde. Projekta satura noteikšana ir ļoti atbildīgs darbs. No projekta satura noteikšanas kvalitātes ir atkarīga projekta plānošanas kvalitāte, iespējami precīzs projekta termiņu un izmaksu novērtējums, projekta izmainu apjoms.
Projekta plānošanas pirmais uzdevums ir noteikt projekta saturu un precizēt projekta panākumu kritērijus.
Projekta satura definēšanas svarīgumu nosaka arī finanšu apsvērumi. Satura definēšanas izmaksas bieži ir zemākas nekā plānošanas posma izmaksas, tāpēc projekta lietderību un iespējamību ir svarīgi novērtēt ar nelielām izmaksām.
Projekta satura definēšanas galvenais mērķis ir noteikt, kad kas tiek un kas netiek iekļauts projektā, tā ir galvenās informācijas par projektu apzināšana, analīze, saskaņošana un apstiprināšana. Galvenā informācija par projektu:
• Problēmas vai iespējas, kuras nosaka projekta nepieciešamību un aktualitāti, apraksts un analīze
• Problēmas risinājumu vai iespējas realizēšanas alternatīvu analīze
• Izvēlētā risinājuma vai iespējas apraksts un izvēlētā risinājuma vai iespējas izvēles pamatojums
• Projekta vides un projekta iespējamības analīze
• Iespējamo projekta izmaksu, nepieciešamo resursu un orientējošo termiņu novērtējums.
Projektam ir vairāki plānošanas procesi:
• Projekta satura( apjoma, ietvara) plānošana, projekta satura rakstisks izklāsts;
• Projekta satura definēšana, projekta rezultātu (piegādājumu, nodevumu sadalīšana starprezultātos tā, lai projektu būtu viegli vadīt;
• Projekta rezultātam un starprezultātiem nepieciešamo darbu identificēšana;
• Darbu ilguma novērtēšana
• Grafika izveidošana
• Resursu plānošana, izdevumu novērtēšana, budžeta izveidošana.
…
