1.1.1 Plānošanas funkcija
Plānošana atbilstoši menedžmenta teorijai un praksei ir vadības cikla primārā funkcija un cieši saistīta ar pārējām funkcijām- organizēšanu, motivēšanu, koordinēšanu un kontrolēšanu.
Pasākumu organizēšanā, tieši tāpat kā projekta realizācijas procesā plānošanu var veikt veic visos pārvaldes cikla posmos, kas pakļaujas uzskaitei, kontrolei, analīzei.
Projekta plānošana notiek, ievērojot menedžmenta vispārpieņemtās metodes, tomēr pastāv projekta jautājumu specifika, uz kuriem, veicot pirms plānošanas analīzi, jāgūst atbilde:
kas jāveic (mērķis, uzdevumi);
kam un kas jāveic (pienākumu sadale un deleģēšana);
ar ko jāsadarbojas (īpašnieki, piegādātāji, starpnieki);
kas un kad jāizpilda (norišu apzināšana un to pēctecību noteikšana);
kādi un cik nepieciešami resursi (materiālie, finanšu, laika, personāla);
kādas ir iespējamās izmaksas(vadoties pēc mērķa un uzdevumiem);
kādas ir noteiktās kvalitātes prasības (konkrētie kritēriji);
kādi var būt paredzamie un neparedzamie riski;
kādi ir galvenie priekšnoteikumi, lai projektu veiktu noteiktā laikā.
Plānošanas, kā arī īstenošanas procesā bez objektīvām metodēm būtiska loma ir subjektīvai pieejai- intuīcijai, spējai paredzēt notikumus. Tādēļ vadības ciklā uzraudzības objektīvajām analīzes un plānošanas metodēm vēlams pretstatīt intuīciju, kas, protams, pamatojas uz zināšanām un pieredzi un procesa gaitā saņemto informāciju [5.,177. lpp.]
Plānojot pasākumus, jāievēro tādi pat vadīšanas specifiskie principi kā plānojot projekta norisi:
mērķtiecības,
sistemātiskuma, kur viens faktors var ietekmēt citus faktorus,
kompleksuma princips ietver visu iesaistīto organizāciju kopdarbību un līdzdarbību;
sabalansētības, proti, visu nepieciešamo resursu atbilstība mērķim;
elastīguma, jāparedz izmaiņas un jāplāno to ietekmes izmantošana vai mazināšana. optimalitātes. Plānošanā izstrādā vairākus alternatīvus variantus, lai galarezultātā pieņemtu optimālo variantu. To var nodrošināt ekonomisko, matemātisko un citu plānošanas un aprēķinu metožu plaša izvēle un lietošana;
nepārtrauktības princips nozīmē, ka plānošana turpinās visa projekta īstenošanas laikā, jo izpildītāji saņem jaunu informāciju.…
