Kas tad vispār ir lietvedība? Avotos šis termins tiek skaidrots dažādi –
iestādes darba dokumentēšana un darbs ar dokumentiem;
dokumentēšanai un dokumentāram nodrošinājumam lietojamo darba sistēmu, metožu un paņēmienu komplekss;
dokumentu, arī sarakstes, sagatavošana un kārtošana (piem., iestādē, organizācijā, uzņēmumā).
Ar lietvedību saprotam lietu, dokumentu kārtības un iespējas tos lietot par pierādījumu nodrošināšana visos posmos – no dokumenta tapšanas brīža līdz iespējai sameklēt to arhīvā. Bez lietvedības uzņēmuma dokumentācija nav iedomājama un, lai organizācija spētu eksistēt, tai ir nepieciešama dokumentācija ar juridisku spēku. Lai uzrakstītu dokumentu, ir nepieciešamas zināšanas par lietvedību – lietvedības organizācija uzņēmumā, pilnvaras, atbildība, kad dokuments tiek rakstīts – jāzina noformēšanas prasības, rekvizīti, juridiskais spēks, paraksta tiesības, kad dokumentu paraksta – darbība ar dokumentu izdevējiestādē un tā nogādāšana citā organizācijā.
Lietvedības process ir dokumenta apstrādes cikla posmi.
Lietvedības procesa sastāvdaļas var iedalīt:
dokumentu izstrādāšana un noformēšana;
dokumentu numurēšana un reģistrācija;
iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu izskatīšanas lietvedība;
dokumentu apgrozības organizēšana;
dokumentu izpildes kontrole;
lietu nomenklatūras un lietu veidošana;
lietu sakārtošana un noformēšana turpmākai glabāšanai un izmantošanai;
arhīva darba organizēšana.
Lietvedības procesā sastāvdaļas organizācijā un privātpersonu lietvedībā var nedaudz atšķirties, jo ir posmi, kas privātpersonām nav obligāti izpildāmi, kā piemēram, iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu izskatīšanas lietvedība.
Lietvedība arī nosaka pilnvaras un atbildību.
Uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs, lai uzņēmumā būtu labs lietvedības speciālists. Vadītājs var pieņemt dabā lietvedi vai veidot lietvedības dienestu, kas nodrošinās kārtību dokumentos, to uzskaitē, lietošanā un uzkrāšanā. Likumdošanā ir noteikts, ka organizācijai jānodrošina sabiedrībai svarīgo dokumentu saglabāšana un par to ir atbildīgs organizācijas vadītājs.…
