2.6. KVALITĀTES SISTĒMAS IEKŠĒJAIS AUDITS
Ieviešot kvalitātes sistēmu, viena no standarta ISO 9001:2000 prasībām paredz, ka uzņēmumam, kas ir izveidojis kvalitātes sistēmu un vēlas norādīt uz izveidotās sistēmas atbilstību standartam, plānotos laika intervālos jāveic kvalitātes sistēmas iekšējos auditus. Iekšējais audits ir ļoti svarīgs kvalitātes sistēmas elements, kura piemērota pareiza īstenošana uzņēmuma vadībai var sniegt daudz lietderīgas informācijas par kvalitātes sistēmu uzņēmumā, un, galvenais, - norādīt uz jomām, kurās iespējams veikt uzlabojumus.
Parasti iekšējos auditus veic šim nolūkam apmācīti uzņēmuma darbinieki -iekšējie auditori. Sākumā iekšējā auditora ikdiena - tās ir apmācības, pēc kurām atgriežoties uzņēmumā, ir jāķeras pie darba - jāpārlasa standarts, jāiepazīstas ar uzņēmuma kvalitātes sistēmas dokumentāciju, jāsagatavo audita plāns, jāsagatavo jautājumu lapas (check-list) un -jādodas auditēt. Tajā brīdī kļūst skaidrs, ka praksē tomēr nav tik vienkārši kā liekas sākumā.
Kādas ir raksturīgākās problēmas un kļūdas, kas rodas, organizējot iekšējos auditus, un kā no tām izvairīties?
Nav iespējams uzskaitīt visas iespējamās problēmas un dažādās situācijas, tomēr raksturīgākās no tām var apvienot vairākās grupās.
Pirmā problēmu grupa ir saistīta ar iekšējā audita organizatoriskiem aspektiem. Iepazīstoties ar daudzu uzņēmumu iekšējo auditu organizēšanas kārtību, jāsecina, ka, gatavojot audita gada plānojumus (grafikus), vairākas struktūrvienības amatpersonas nepelnīti tiek "atstāti ārpus" kārtējiem auditiem. Visai bieži tie izrādās uzņēmumu un struktūrvienību vadītāji. Ieskatoties standartā, redzēsim, ka daudzu prasību izpildi mēs varam izvērtēt tikai tādā gadījumā, ja varam noskaidrot, kā uzņēmuma vadība īsteno savus pienākumus par kvalitātes politiku un mērķu noteikšanu, atbildību un pilnvaru noteikšanu, iekšējo komunikāciju nodrošināšanu, resursu pārvaldību u.c.
Nākamā raksturīgākā kļūda ir nepietiekamais laiks, ko atvēlē konkrētas struktūrvienības auditēšanai. Viens no spilgtākajiem piemēriem - kādā uzņēmumā tā laboratorijai (14 darbinieki) kvalitātes sistēmas ikgadējā audita plānā bija rezervētas 35 minūtes - 15 minūtes sarunai ar laboratorijas vadītāju, 2x10 minūtes ar laborantiem. Laboratorija nav akreditēta, un vienīgā kvalitātes sistēmas atbilstības novērtēšana ir iepriekšminētais audits.
Plānojot iekšējo auditu gada grafiku, jāizvērtē dažādu struktūrvienību veikto darbību ietekme uz produkta/pakalpojuma kvalitāti, un atkarībā no tā jānosaka, kuras struktūrvienības, iespējams, būs jāapmeklē biežāk. Jebkurā gadījumā ieteicams ievērot principu - vismaz vienu reizi gadā noauditēt visas tās struktūrvienības, kurās ir kvalitātes sistēma, kā audita kritēriju izmantojot visas konkrētajai struktūrvienībai saistošās standarta prasības.
Nākamā aspektu grupa var saistīt ar iesācēju iekšējo auditoru profesionalitāti. Iekšējo auditu veikšanu var sadalīt divos posmos. Pirmais - kvalitātes sistēmas dokumentācijas audits, kura laikā iekšējais auditors iepazīstas ar auditējamās struktūrvienības kvalitātes struktūrvienības dokumentāciju, kā arī izvērtē, vai dokumentācija ir atspoguļota visu standartā noteikto prasību, kas ir attiecināmas uz konkrēto struktūrvienību, izpilde.
Parasti uzņēmumos gatavojoties auditam, iekšējie auditori iepazīstas ar kvalitātes sistēmas dokumentāciju, un tālāk arī audita norisi nosaka tādā veidā, lai pārbaudītu, vai reāli darbības tiek ievērotas kvalitātes rokasgrāmatas, procedūru, instrukciju u.c. kvalitātes sistēmas dokumentu prasības, nevēršot uzmanību uz citām darbībām, kas būtu jāveic saskaņā ar standarta prasībām. Visbiežāk šāda situācija var izveidoties tajā gadījumā, ja izveidotā kvalitātes sistēma nav sertificēta. Līdz ar to audita otrā posmā, kad auditors veic audita intervijas ar auditējamiem, lielākā daļa uzmanības tiek koncentrēta uz tiem jautājumiem, kas ir atspoguļoti kvalitātes sistēmas dokumentācijā.
Tātad, veicot kvalitātes sistēmas dokumentācijas auditu, vajadzētu izvērtēt, vai dokumentos tiek atspoguļota visu standartu prasību izpilde, un ja kāda no prasībām ir atspoguļota nepietiekami vai neskaidri, audita laikā intervijās noteikti jāiekļauj jautājumi, kas palīdzētu noskaidrot, kādā veidā konkrētā prasība tiek īstenota dzīvē.
…
