Dokumentu uzglabāšana

Dokuments ir juridiski atbilstoši rakstveidā noformēts apliecinājums, kas ir pierādījums, dod kādas noteiktas tiesības, par kaut ko informē vai konstatē kādu faktu vai notikumu.
Likumā “Par arhīviem” teikts, ka dokuments ir objektīvas īstenības priekšmetu un cilvēka domas informācijas fiksējums ar raksta zīmju, grafikas, fotogrāfijas, skaņu ierakstu un citu līdzekļu palīdzību uz jebkura informācijas nesēja (papīra, filmas, disketes u.c.).
Pareizi sastādīti un noformēti dokumenti nodrošina to juridisko spēku, veicina to operatīvu izpildi un vēlāku izmantošanu izziņas un zinātniski vēsturiskiem mērķiem, kā arī rada priekšnoteikumus informācijas mehanizētai apstrādei.
Katram dokumentam ir noteikti uzdevumi. Svarīgākās dokumenta pamatfunkcijas ir šādas:
1.informatīvā funkcija – lai to īstenotu, dokumenta saturs jāizklāsta skaidrā, lietišķā, nepārprotamā valodā;
2.juridiskā funkcija – lai to pildītu, dokumentā jābūt nepieciešamajām sastāvdaļām (rekvizītiem) un atbilstošam juridiskajam pamatojumam.
Lai dokuments sasniegtu izvirzīto mērķi, katra valsts izdod likumus un citus normatīvos aktus, kas nosaka lietvedības dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumus attiecīgajā valstī, neatkarīgi no adresāta (dokumenta saņēmēja) atrašanās vietas.…