Pamatdokuments jeb “jumta likums” par arhivēšanu ir Latvijas Republikas likums “Par arhīviem” ,kurš nosaka Latvijas nacionālā arhīva fonda veidošanas saglabāšanas, izmantošanas un pārvaldīšanas pamatprincipus.
Jāievēro arī likumi par “Par grāmatvedību” noteiktie grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņi četrām grāmatvedības dokumentu grupām:
Gada pārskatiem un to pielikumiem, kā arī galvenajai grāmatai-10 gadi. Pēc tam tie nododami Valsts arhīvos;
Inventāra sarakstiem ,grāmatvedības reģistriem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem-10 gadi;
Attaisnojuma dokumentiem par darbiniekiem aprēķināto mēnešalgu (darba samaksu) ar sadalījumu par gadiem un mēnešiem-75 gadi;
Pārējiem attaisnojuma dokimentiem-5 gadi.
Šie ir vienīgie visām organizācijām obligātie normatīvie akti, kur ir norādes par arhivēšanu.
Valsts un pašvaldību organizācijām vēl papildus jāievēro:
Latvijas Valsts ģenerāldirekcijas 10.10.1995.”Instrukcija par juridisko personu arhīva dokumentu uzkrāšanu ,uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu ” ;
Latvijas Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas 21.02.1994. norādījumi “Likvidējamo un reorganizējamo un valsts iestāžu, organizāciju, uzņēmumu, pašvaldību, to institūciju, sabiedrisko konfensiālo organizāciju un citu juridisko personu arhīva fondu saglabāšanas kārtība” ;
Latvijas Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas 27.12.1996.”Valsts institūciju tipveida dokumentu glabāšanās termiņu saraksts ” ,kur iekļauts arī 23.03.1995.”Grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņu saraksts ”.
Iekšējie normatīvie akti, kuros reglamentē ar dokumentēšanu un lietvedību saistītas (tātad arhivēšanu) saistītos jautājumus ir šādi:
Dokumentu pārvaldības sistēmas apraksts jeb lietvedības instrukcija;
Lietu nomenklatūra (ja tā nav iekļauta iepriekš minētajā dokumentā);
Nolikums par organizācijas ekspertu komisiju;
Nolikums par organizācijas arhīvu;
Instrukcija par dokumentu sagatavošanu nodošanai arhīvā un iznīcināšanai (ja tā nav iekļauta kādā no iepriekš minētajiem dokumentiem.
Latvijas nacionālais arhīva fonds sastāv no dokumentiem, kas radušies latviešu nācijas un to nacionālo grupu, kuras dzīvojušas uz dzīvi Latvijā, valstiskās, ekonomiskās, sabiedriski politiskās un kultūras attīstības procesā un kas satur sabiedrībai vērtīgu informāciju neatkarīgi no šo dokumentu sastādīšanas vietas un laika, kā arī informācijas fiksēšanas veida. …
