3. DOKUMENTĀCIJA UN GRĀMATVEDĪBAS REĢISTRI
3.1. Dokumentu klasifikācija, noformējums un lietvedības organizācija
SIA, komercfirmā „XXX.” tiek izmantoti pārvaldes dokumenti, ar kuru īsteno uzņēmuma vadību. Jebkurš dokuments tiek noformēts atbilstoši LR likumdošanai.
Pārvaldes dokumenti tiek klasificēti:
Organizatoriskie dokumenti (statūti, nolikumi, instrukcijas, amatu apraksti);
Rīkojuma dokumenti (rīkojumi, lēmumi, pavēles);
Izziņu un pārskatu dokumenti (izziņas, pārskati, protokoli, akti);
Sarakstes dokumenti (korespondence);
Personāla dokumenti (iesniegumi, CV, pavēles, darba līgumi).
Katram dokumentam tiek piešķirts reģistrācijas numurs un glabāts atsevišķās mapēs.
3.2. Attaisnojuma dokumentu identificēšana, izmantojot uzskaitē datorprogrammas
SIA, komercfirmā „XXX” visi attaisnojuma dokumenti (čeki, kvīti) tiek reģistrēti datorprogrammā „1C” norādot dokumenta datumu un numuru, kodu (debitors vai kreditors), darījuma kopsummu un PVN kopsummu latos un konta numuru. Uzņēmumi, kuri piegādā preces vai sniedz pakalpojumus, tiek reģistrēti datorprogrammā uzņēmuma kodifikatorā, un katram uzņēmumam tiek izveidota atsevišķa kartīte, kurā ir iekļauta uzņēmuma informācija: Uzņēmuma nosaukums, reģistrācijas numurs, bankas konta numurs, juridiskā adrese. Katram uzņēmumam tiek piešķirts skaitliskais kods.Ta dot iespēju atlases veidā saņemt pārskatu par attiecīgo personu.
Atsevišķi tiek reģistrētas ienākošās pavadzīmes. Tām tiek piešķirts atsevišķs reģistrācijas numurs.
3.3. Uzņēmuma izmantojamie grāmatvedības reģistri un to kārtošana
Saskaņā ar LR likumu „Par grāmatvedību” 5. un 6. pantu SIA, komercfirma „XXX.” kārto grāmatvedības reģistrus latviešu valodā. Grāmatvedības uzskaitē un pārskatos par naudas vienību lieto LR naudas vērtību – latu.
Visi ieraksti grāmatvedības reģistros tiek dokumentēti, novērtēti naudas izteiksmē un iegrāmatoti ar datorprogrammas „1C” palīdzību saimnieciskā darījuma dienā vai iespējami drīz pēc tās, bet ne vēlāk ka 15 dienu laikā pēc tā mēneša beigām, kurā saimnieciskais darījums noticis. Ierakstus izdara divkāršā ieraksta sistēmā, pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem vai viendabīgu dokumentu kopsavilkuma datiem..
Grāmatvedības reģistrus iedala hronoloģiskajos un sistemātiskajos reģistros. Šajos reģistros attiecīgi hronoloģiskā secībā (hronoloģiskais ieraksts) vai pēc ekonomiskā satura (sistemātiskais ieraksts) izdara ierakstus par katru saimniecisko darījumu. Datorprogramma, kura tiek izmantota uzņēmumā, ļauj nodrošināt kontroli par datu ievadīšanas savlaicīgumu.
Dokumentus, kas atbilst attaisnojuma dokumentiem noteiktajām prasībām, izmanto ierakstiem grāmatvedības reģistros. Uz attaisnojuma dokumenta tiek izdarīts noradījums, kura grāmatvedības konta kredītā un kura konta debetā ierakstāma saimnieciska dari juma summa (iegrāmatojums). Ja iegrāmatojumu veic elektroniski, tad tas ir skatāms atbilstošo kontu izdrukās.
Ieraksti attaisnojuma dokumentos un grāmatvedības reģistros izdarāmi skaidri salasāmi un tā, lai nodrošinātu šo ierakstu saglabāšanu tik ilgā laika posmā, kāds glabāšanai noteikts likumā „Par grāmatvedību”.
Ja attaisnojuma dokumenti tiek laboti, tad labojumus izdara ar jaunu ierakstu, kas labo vai atsauc iepriekšējo ierakstu. Grāmatvedības reģistrus un dokumentus nedrīkst dzēs; ja tiek laboti ar roku sagatavotie attaisnojuma dokumenti un grāmatvedības reģistri, katru labojumu atrunā, norādot, kas, kad, un kāpēc labojis, ka arī apstiprinātā persona, kura izdarījusi labojumu.
Par attaisnojuma dokumentu labojumam var izmantot grāmatvedības izziņu, kurā ir informācija par to, kurš grāmatvedības reģistrs vai attaisnojuma dokuments ir labojams. Grāmatvedības izziņa norāda labojuma izdarīšanas datumu, iemeslu, personu, kas atļāvis veikt labojumu, labojumā (sākotnējā) ieraksta kārtas numuru hronoloģiskajā reģistrā. Uz labojumā attaisnojuma dokumenta izdara atzīmi par grāmatvedības izziņas sagatavošanu un norāda tās datumu.
Katra pārskata gada beigās kontus un grāmatvedības reģistrus slēdz, iegrāmatojot kontu slēguma ierakstus un pārnesot kontu atlikumus uz jaunajiem – nākamā pārskata gada – grāmatvedības reģistriem.
…
