Katrā uzņēmumā vai organizācijā informācija tiek fiksēta rakstveidā atbilstoši noteikumiem, kas nodrošina informācijas apmaiņu gan iekšējā, gan ārējā vidē. Šī informācija tiek nodota ar dokumentu palīdzību. Dokumentēšana ir uzņēmuma darbības fiksēšana atbilstoši pastāvošiem LR noteikumiem un tā darbības rezultāts ir dokuments. Uzņēmuma darbības dokumentēšana tiek veikta ar dokumentu palīdzību, saskaņā ar Latvijas Republikas Ministru kabineta noteikumiem Nr. 154 “ Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi” .
Uzņēmumos tiek lietoti pārvaldes dokumenti . Ar pārvaldes dokumentu palīdzību uzņēmums īsteno pārvaldi un vadību. Pārvaldes dokumentu grupā ietilpst šādas dokumentu grupas:
1. ORGANIZATORISKIE DOKUMENTI - nosaka attiecīgā uzņēmuma, tās
Struktūrvienības un atsevišķa darbinieka statusu, pakļautību, uzdevumus,
Pienākumus, atbildību un tiesības.
2.RĪKOJUMA DOKUMENTI – ir dokumenti ,ar kuru palīdzību tiek veikta
Vienpersoniska vai koleģiāla uzņēmuma vadība.
3.IZZIŅU UN PĀRSKATA DOKUMENTI – ir dokumenti, kuros apkopoti dati par uzņēmuma darbību vai faktiem.
4. SARAKSTES DOKUMENTI ( korespondence) – ir dokumenti ar kuru
palīdzību informācija tiek nodota adresātam.
5.PERSONĀLA DOKUMENTI – ir dokumenti ar kuru palīdzību uzņēmums
kārto un noformē darba attiecības ar saviem darbiniekiem vai ierēdņiem.
Katrā uzņēmumā ir lietvedības struktūrvienība, kas organizē un veic darbības ar dokumentiem. Uzņēmumā ar galveno grāmatvedību nodarbojas Pārvalde. Tā kā Ziemeļu elektriskiem tīkliem ( ZET) un Valsts Akciju Sabiedrībai Latvenergo ir vienota lietvedības sistēma ,jo ZET ir viena no VAS Latvenergo filiālēm. Tāpēc statūtus, nolikumus, instrukcijas, metodiskos norādījumus ,lietu nomenklatūras veidošanu izstrādā VAS Latvenrgo, no kuras šie dokumenti tiek nosūtīti ZET, kas savukārt tos nosūta ETR. Struktūrvienībām tiek izsūtītas instrukcijas ,vadoties pēc kurām tiek veikta lietvedība ETR. Rīkojums par dokumentu virzīšanas un sagatavošanas kārtību pievienots pielikumā Nr.3.…
