Lietvedība ir darbs ar dokumentiem. Lai saprastu to, kas tad ir lietvedība un kādam nolūkam tā nepieciešama vajag precizēt, ko mēs saprotam ar vārdu dokuments.
Dokuments ir juridiski pareizi, jebkurā veidā un materiālā ierakstīta informācija, ko rada, saņem un uzglabā organizācija vai juridiska persona, kas noder par pierādījumu, dod tiesības, informē, konstatē.
Lietvedība aptver dokumentācijas sistēmas, dokumentēšanu un dokumentāro nodrošinājumu.
Dokumentācijas sistēma ir nosacīti pabeigts dokumentu kopums, kas sastāv no funkcionāli saistītiem dokumentiem. Dokumentācijas sistēmu izstrādā Saeima, Ministru kabinets, ministrijas, Latvijas banka, Valsts statistikas komiteja utt.
Dokumentēšana ir dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas process saskaņā ar tiesību normu prasībām. Ja nav notikusi dokumentēšana tiesību aktu noteiktajos gadījumos, tad ir ne tikai pārkāpta tiesību aktu norma, bet arī var iestāties juridiskas sekas. Tiesību aktos, kas reglamentē atsevišķus darbības virzienus, ir konkretizēti dokumentu izstrādāšanas principi.
Dokumentārā nodrošinājuma sistēma ir darba komplekss, kas jāveic ar gataviem dokumentiem, kuriem ir juridisks spēks.
NO AUGSTĀKMINĒTĀ VAR SECINĀT, KA LIETVEDĪBAS PAMATUZDEVUMI IR DOKUMENTU SAGATAVOŠANA UN NOFORMĒŠANA ATBILSTOŠI PASTĀVOŠAJĀM PRASĪBĀM, DOKUMENTU IZPILDES KONTROLE UN DOKUMENTU SAGLABĀŠANA.
Pirms turpināt lekciju, vajag konkretizēt vēl vairākus jēdzienus, kuri tieši saistīti ar lietvedību.
Dokumenta autors ir organizācija vai fiziska persona, kas parakstījusi dokumentu.
Dokumenta izstrādāšana ir dokumenta uzrakstīšana atbilstoši noteiktām prasībām.
Pārvaldes dokuments ir dokuments ar kura palīdzību pārvalde īsteno vadību.
Dokumentus elektroniska dokumenta veidā drīkst izmantot un izstrādāt tikai tiesību aktos noteiktajos gadījumos. Jāņem vērā, ka datora atmiņā vai disketē glabātam dokumentam nav juridiska spēka.
DOKUMENTAM, LAI TAS PILNĪBĀ PILDĪTU SAVU JURIDISKO FUNKCIJU JEB BŪTU JURIDISKI SAISTOŠS JĀBŪT NOFORMĒTAM BRĪVI SALASĀMĀ RAKSTĀ, SKAIDRI, LITERĀRĀ VALODĀ, LAI TAS NERADĪTU PĀRPRATUMUS. TAM JĀBŪT VISĀM NEPIECIEŠAMAJĀM SASTĀVDAĻĀM - REKVIZĪTIEM UN JĀATBILST LATVIJAS VALSTS STANDARTĀ PASTĀVOŠAJĀM NORMĀM, KURAS IR SPĒKĀ UZ DOTO MIRKLI.
Dokumentam jābūt izgatavotam tā, lai visu tā glabāšanas laiku būtu nodrošināts dokumenta juridiskais spēks un tā informatīvā funkcija, kā arī iespēja izgatavot dokumenta kopiju.
Dokumenta saturam jābūt atbilstošam pastāvošajai likumdošanai, tas nedrīkst nonākt pretrunā ar likumdošanas un morāli-ētiskajām normām. Dokuments nedrīkst būt uzrakstīts ar zīmuli vai kādā citā tehniski viegli pārlabojamā vai fiziski nenoturīgā veidā. Dokumentā nedrīkst būt dzēsumi, neatrunāti labojumi, aizkrāsojumi, svītrojumi un papildinājumi. Kļūdainie ieraksti jāpārsvītro un jebkurš labojums jāatrunā. Tas var notikt šādā veidā:
Labots, (paraksts), (datums)
Dokuments ir juridiski pamatots (ar juridisku spēku) ja tanī ievēroti likumi un augstākās izpildvaras rīkojumi, pārējo valsts iestāżu normatīvie akti, iestādes statūti vai nolikums un iestādes normatīvie dokumenti. Dokumenti, kuriem nav juridiska spēka, citām organizācijām un fiziskām personām nav saistoši.
Visām iestādēm un fiziskajām personām, īstenojot savas tiesības un aizstāvot savas likumīgās intereses, jāizmanto tikai tādi dokumentu oriģināli un to atvasinājumi, kuriem ir juridisks spēks.
Ja iestādē nav konkrēta darbinieka, kurš nodarbojas ar lietvedību, tad ar dienesta instrukciju katram konkrētam darbiniekam tiek uzdots veikt kādu lietvedības darbu.
Ja likumos, kuri attiecas uz lietvedību ir pretrunas - jāvadas pēc augtāka ranga likuma vai pēc jaunākā laika ziņā.
LIETVEDĪBAS PROCESA SASTĀVDAĻAS:
1. Dokumentu sagatavošana un noformēšana
2. Dokumentu apgrozība
3. Dokumentu reģistrācija
4. Dokumentu izpildes kontrole
5. Lietu nomenklatūra, lietu formēšana
6. Iestādes arhīva darbs
Lietvedības procesi ir pakārtoti iestādes pamatuzdevumiem.
LIETVEDĪBAS PROCESU VAR ORGANIZĒT:
1. centralizēti - veic visu vienā vietā iestādē (kancelejā vai sekretariātā)
2. decentralizēti - veic sadalīti struktūrvienībās
3. jaukti - centrā un struktūrvienībās.
Izvēli nosaka struktūrvienību funkcijas un to ģeogrāfiskais izvietojums.
Sevišķā lietvedība ir darbs ar dokumentiem, kuros ietvertā informācija ir paredzēta tikai dienesta lietošanai, ir slepena vai sevišķas nozīmes. Sevišķo lietvedību kārto atsevišķi, atbilstoši īpašiem noteikumiem.
DOKUMENTU GRUPĒŠANA PĒC DAŻĀDĀM PAZĪMĒM
Katras iestādes darbības gaitā neizbēgami uzkrājas zināms daudzums dokumentu un rodas problēmas ar dokumentu sakārtošanu un sagrupēšanu. Izplatītākie no dokumentu grupēšanas veidiem ir šādi:
1. Pēc dokumenta veida
to rāda dokumenta nosaukums, kuram jāatbilst dokumenta saturam
• rīkojumi
• akti
• protokoli utt.
2. Pēc dokumentam paredzētā uzdevuma
Pārvaldes dokumentu sistēmā ietilpst sekojošas dokumentu grupas
2.1. Rīkojuma dokumenti
ar tiem nosaka tiesību normu realizēšanu, tiesisko attiecību nodibināšanu, grozīšanu vai izbeigšanu, paredzot veicamos darbus -
• lēmumi
• pavēles
• rīkojumi
2.2. Organizatoriskie dokumenti
ar tiem nosaka iestādes vai kāda pasākuma organizēšanas kārtību, funkcijas, tiesības, darbību, dibināšanas un reorganizācijas noteikumus, regulē organizatoriskos un citus procesus
• statūti
• nolikumi
• noteikumi
• instrukcijas
• amatu apraksti
2.3. Konstatējošie, izziņu un pārskatu dokumenti
tajos fiksē kādus noteiktus, konstatētus faktus, notikumus, personu rīcību, dod to aprakstu -
• akti
• protokoli
• pārskati
• izziņas
2.4. Sarakstes dokumenti (korespondence)
• vēstules
• telegrammas
• telefonogrammmas
• teleksi
• faksogrammas
2.5. Personāla dokumenti
…
