Dokumentu reģistrācija nozīmē par dokumentu nepieciešamo ziņu ierakstīšanu reģistrācijas formās, atzīmējot uz dokumenta lietvedības indeksu un reģistrācijas datumu.
Reģistrācijas mērķis ir nodrošināt dokumentu uzskaiti, kontroli un atrašanu.
Reģistrācijas formas ir žurnāli, kartītes, datori.
Dokumentu ideksācija nozīmē, dokumentus reģistrējot, piešķirt tiem kārtas (reģistrācijas) numuru un nepieciešamos nosacītos apzīmējumus, kas norāda izpildes(sagatavošanas) un glabāšanas vietu.
Saņemtā, nosūtāmā vai iekšējās lietošanas dokumenta indeksu parasti veido attiecīgās lietas indekss pēc lietu nomenklatūras un dokumenta reģistrācijas numurs.
Piemēram, ja lietas indekss pēc lietu nomenklatūras (saraksta) ir 15.1-6, bet dokumenta reģistrācijas kārtas numurs ir 17, tad šā dokumenta indekss būs 15.1-6/17, kur 15.1 ir tās struktūrvienības indekss, kurā dokuments satādīts vai saņemts, bet 6-lietas numurs struktūrvienībā, kur dokuments tiks nolikts glabāšanā pēc izpildes.
Pastāv vairākas dokumentu reģistrācijas formas:
-centralizētā;
-decentralizētā;
-jauktā.
Vislielāko efektivitāti var sasniegt, izmantojot centralizēto reģistrācijas sistēmu, t.i., kad visas reģistrācijas operācijas veic vienā vai viens darbinieks, piemēram, sekretāre referente.Šāda sistēma ļauj izveidot vienotu ziņu centru par uzņēmumu dokumentiem un noteikt vienotu reģistrācijas kārtību.
Decentralizētā sistēma paredz dokumentu reģistrāciju to sagatavošanas vai izpildes vietās(struktūrvienībās).
Atbilstoši uzņēmuma specifikai iespējams izmantot arī jaukto sistēmu, kad daļu dokumentu reģistrē centralizēti, daļu-struktūrvienībās.
Nelielos komercuzņēmumos visbiežāk izmanto centralizēto reģistrācijas sistēmu.
Reģistrācijai jābūt vienreizējai, t.i., reģistrētu dokumentu pārvietošanas gaitā nedrīkst reģistrēt atkārtoti.
Reģistrējot dokumentus sadala vairākās grupās un katru no tām reģistrē atsevišķi:
saņemtie dokumenti;
nosūtāmie dokumenti;
iekšejās lietošanas dokumenti;
komerclīgumi;
dokumenti ar grifu “Komercnoslēpums”,’Konfidenciāli’,’Slepeni” un “Sevišķi slepeni”.…
