Sistēmu funkcionālās prasības
Lai visas valsts bibliotēkas varētu darboties vienotā informācijas sistēmā (būtu iespējama savstarpēja bibliogrāfisko datu apmaiņa starp dažādām lokālajām BIS), bibliotēkas darbs un klientu apkalpošana atbilstu pasaulē akceptētajam līmenim, izvirzāmas noteiktas prasības bibliotēku lokālajām informācijas sistēmām.
Starp galvenajām prasībām sešas uzskatāmas par īpaši būtiskām un tās ir obligātas jebkura tipa BIS, jo saistītas ar starptautisko standartu ievērošanu. Prasības ir šādas:
• bibliogrāfisko vienību kataloģizācija jāveic MARC 21 (agrākais US MARC) formātā);
• katalogu dati jāizstāda uz servera saskaņā ar Z39.50 protokolu;
• jānodrošina Z39.50 klienta funkcija;
• kataloga datus jāvar aplūkot ar interneta pārlūkprogrammu palīdzību;
• jānodrošina daudzvalodu atbalsts (informācijas sistēmā jāizmanto unikods (unicode));
• jāatvalsta bibliogrāfiskie standarti (AACR, ISBD, Latvijas).
Informācijas sistēmai jābūt efektīvam zināšanu organizēšanas rīkam, kurš piedāvā jaunākās, atbilstošākās informācijas meklēšanas iespējas, kuras ir piemērotas gan iesācējiem - informācijas meklētājiem, gan pieredzējušiem speciālistiem, līdz ar to sistēmai ir jābūt:
Viegli izmantojamai – lietotāja saskarne jānodrošina vairākās valodās, grafiskajiem sistēmas interfeisiem jābūt lietotājdraudzīgiem, lai nodrošinātu efektīvu un ātru sistēmai paredzēto uzdevumu izpildi. Sistēmai jābūt izveidotai tā, lai gan institūcijas personāls, gan lietotājs neapgūtu tas lietošanu dienām ilgi, bet gan pāris stundās. Tai jābūt konfigurējamai gan no lietotāju, gan darbinieku puses.
Sistēmai jābūt jau iepriekš pārbaudītai uz kādas eksperimenta auditorijas, lai tiktu jau iepriekš konstatēts, vai tās sarežģītības pakāpe nav neatbilstoša lietotāju un personāla vajadzībām.
Elastīgai- klientu rīcībā esošajiem sistēmas lietošanas rīkiem ir jāatbilst jebkura tipa un nozīmes institūcijas prasībām. Jābūt savienojamai ar citām konkrētām sistēmām (piemēram, grāmatvedība, Lietotāju reģistrs).
Lietderīgai – sistēmai jārada izaugsmes iespējas, strādājot tās vidē, lai nodrošinātu organizācijām un konsorcijiem labvēlīgu, un patīkamu darba vidi.
Saskaņotai ar institūcijas budžetu - lai ari tā būtu pasaules labākā informācijas sistēma, neviens organizācijas vadītājs to neizvēlēsies, ja konkrētas sistēmas iegāde atstās graujošu iespaidu uz organizācijas budžetu. Jābūt iespējām testēt konkrēto sistēmu organizācijas ietvaros. Lietojot sistēmu, jābūt nodrošinātam tiešsaistes konsultāciju servisam.
Jāapmierina institūcijas vajadzības – sistēmai jāpiedāvā pilna organizācijai nepieciešamo funkciju pakete: dokumentu krājuma aprite, krājuma veidošana un apstrāde, meklēšanas iespējas, neierobežota pieeja, liela ietilpība (miljoniem MARC ieraksti), reģionāla resursu un pienākumu sadale, palīdzība tiešsaistē.
Jānodrošina datu drošība – sistēmai jāietver vairāki paroļu līmeņi (vismaz divi). Darbiniekam, kam nav noteiktās paroles ir liegta iespēja mainīt ierakstu struktūru. Jābūt piedāvātai tādai opcija kā ierakstu veikšanas vēsture, kā arī arhivēšanas iespējai – datu glabāšana automatizētajai sistēmai jānodrošina uz atsevišķas rezerves datnes.
Jānodrošina sistēmas izmantotāja serviss - ieviešanas atbalsts, tehniskā apkalpošana (atbalsts), lietotāju dokumentācija, lietotāju apmācības.
Orientētai uz nākotni – sistēmai pilnībā jāapmierina lietotāju vajadzības mūsdienu informācijas piesātinātajā vidē, kā arī jāparedz iespējamo vajadzību attīstību nākotnē. Tai ir jābūt gatavai pilnveidoties un pielāgoties aizvien jaunām prasībām.
Izvēloties sistēmu, lai ar tās lietošanu būtu iespējams veikt bibliotēkas galvenos procesus, sistēmai vajadzētu piedāvāt sekojošus galvenos moduļus:
• komplektēšanas;
• kataloģizācijas;
• cirkulācijas;
• OPAC.
Kataloģizācija – iespieddarbu un citu dokumentu klasificēšanas, priekšmetošanas un aprakstīšanas metožu kopums, kā arī bibliotēku zinātnes sastāvdaļa, kas pētī katalogu organizācijas vēsturi, teoriju, metodiku un praksi.
Komplektēšana (fondu) – iespieddarbu un citu dokumentu atlase un plānveidīga iegāde bibliotēkas profilam un uzdevumiem atbilstoša fonda izveidei.
Cirkulācija jeb abonements – lietotāju apkalpošanas nodaļa, kas atbild par aktivitātēm, kas saistītas ar bibliotēkas materiālu izsniegšanu lietotājam un to atgriešanu bibliotēkā.
OPAC (Online Public Access Catalogue) - ir bibliotēkas krājuma tiešsaistes katalogs, kas pieejams sabiedrībai globālajā tīmeklī informācijas meklēšanai, atlasei un izvadei.
.
Atkarībā no bibliotēkas tipa, mērķa un uzdevumiem, to izvirzītās prasības katram BIS modulim ir atšķirīgas. Galvenās no tām ir:
• komplektēšanas modulis;
Viens no sistēmas pamatkonfigurācijas moduļiem. Mērķis – nodrošināt efektīvu mehānismu procesiem, kas saistīti ar budžeta plānošanu, atlasi, pasūtīšanu un resursu apstrādi.
Komplektēšanas modulis paredzēts bibliotēkas komplektēšanas procesu automatizācijai. Automatizētais process tiek veikts atbilstoši “Bibliotēku fondu uzskaites metodiskajiem norādījumiem” u.c. reglamentējošiem dokumentiem.
Šis modulis piedāvā iespēju veidot bibliotēkas fondu, nodrošinot:
• izdevumu inventarizāciju, fondu individuālā un summārā uzskaiti;
• seriālizdevumu uzskaiti;
• jaunu izdevumu pasūtīšanu un tās izpildes kontroli;
• izdevumu norakstīšanas procesu;
• starpfondu apmaiņu;
• dažādu statistisku pārskatu un citu atskaišu drukāšanu.
Komplektēšanas procesā būtiskas funkcionālās prasības fonda pasūtīšanā:
• pieprasījumu izveide. pieprasījuma atsaukšana;
• minimālā un pilna ieraksta izveide;
• automātiska datumu, pasūtījumu numuru ģenerēšana;
• norādīt, kurā filiālē jāpiegādā;
• pieeja piegādātāju datu bāzēm;
• dati par piegādātāju;
• rēķina izmaksas;
• rēķinu veidošana, apstrāde;
• brīvais teksts pasūtījumā;
• pieeja autoritatīvo ierakstu datu bāzēm.
Komplektēšanas procesā būtiskas funkcionālās prasības fonda saņemšanā:
• jauns sūtījums tiek reģistrēts, norādot apmaksas dokumentu, piegādes avotu, piegādātāju;
• sūtījumā saņemtie eksemplāri tiek sadalīti pa fondiem.;
• katram eksemplāram automātiski tiek piešķirts svītrkods un inventāra numurs;
• katrs sūtījums automātiski tiek reģistrēts Summārās uzskaites grāmatā, bet katrs eksemplārs - Inventāra grāmatā;...
…
