Informācijas sistēmu ieviešanas problēmas un risinājumi

Informācijas tehnoloģiju projekti regulāri piedzīvo neveiksmes. Šķiet, ka informācijas tehnoloģijas un ar tām saistītie informācijas sistēmu projekti ir vieni no riskantākajiem pasākumiem, kuros organizācijas varētu investēt.
Darba autors, piedaloties un organizējot kokmateriālu uzskaites un loģistikas informācijas sistēmas ieviešanu vairākos uzņēmumos, praksē ir nonācis pie secinājuma, ka, ieviešot informācijas sistēmu, līdzās tehniskajiem jautājumiem (datori, tīkli, informācijas sistēmas funkcionalitāte un īpašības), liela nozīme ir tā saucamajiem cilvēciskajiem jautājumiem – organizācijas struktūra, vadītāji, vadības stils, darbinieki, to zināšanas, iemaņas, uzskati un priekšstati, motivācija utml., pēc tam informācijas sistēmas izstrādātāji un ieviesēji – to zināšanas, iemaņas, komunicēšanās prasmes utml., kā arī paša ieviešanas procesa organizēšana, vadīšana utt.
Menedžeriem, kuri mēģina labāk izprast informācijas sistēmu vadīšanu uzņēmumos, pamatzināšanas par organizācijas teoriju un cilvēku uzvedību ir būtiskas. Šī darba mērķis ir izpētīt un izanalizēt pētījumus par informācijas sistēmu ieviešanu, salīdzināt tajos ietvertās atziņas ar darba autora praktisko pieredzi informācijas sistēmu ieviešanā, ka arī sniegt to novērtējumu un izstrādāt rekomendācijas projektu vadītājiem, kuri vada informācijas sistēmas ieviešanu. Tas tiek darīts tādēļ, lai uzsvērtu atziņu, ka daudzas, ja ne vairākums problēmu, kuras ir saistītas ar informācijas sistēmas ieviešanas un izmantošanas vadīšanu ir cilvēciskās problēmas, nevis tādas, kuras ir saistītas ar tehniskajiem sarežģījumiem. Ieviešanas teorijas un pētījumi ir konstatējuši, ka dominējošās ieviešanas problēmas (tādas kā akcepta un izmantošanas trūkums) pamatā rodas vājas organizācijas cilvēkresursu attīstīšanas rezultātā. Vēl svarīgāk, ieviešanas procesa modeļi dod iespēju labāk saprast informācijas sistēmas menedžera kontrolējamās darbības, kuras dod iespēju uzlabot sistēmas ieviešanas un izmantošanas izredzes.
Lai gan sākotnēji darba autors bija plānojis apskatīt cilvēciskos aspektus, kas ir saistīti ar informācijas sistēmām, iepazīstoties ar informācijas avotiem par šo tematu, tika konstatēts, ka jēdziens cilvēciskais aspekts aptver ļoti plašu jautājumu un problēmu loku. Cilvēciskais aspekts ietver faktiski visas iespējamās cilvēciskuma izpausmes formas – rīcība, mijiedarbību, zināšanas, iemaņas, attieksme, jūtas utt., kā arī ar informācijas sistēmu tas var būt saistīts visdažādākajos tās dzīves cikla posmos – sākot no prasību definēšanas un izstrādes un beidzot ar informācijas sistēmas izmantošanu un tās ietekmi uz lietotāja personību. Šī iemesla dēļ bija nepieciešams darba tematu sašaurināt un norobežot. Darba autors izvēlējās informācijas sistēmu ieviešanu kā apskatāmo dzīves cikla posmu un to apskatīt no projekta vadītāja perspektīvas.
Lai sasniegtu darbam izvirzīto mērķi, tika noteikti šādi uzdevumi:
izpētīt un izanalizēt dažādas teorijas, pētījumus un atziņas par informācijas sistēmu ieviešanu;
apkopot, sistematizēt un izvērtēt dažādu autoru atziņas un teorijas par šo tematu;
aprakstīt un izvērtēt darba autora praktisko pieredzi informācijas sistēmu ieviešanā;
izstrādāt rekomendācijas projekta menedžeriem, kuri veic informācijas sistēmu ieviešanu.
Darba pirmajā nodaļā autors ir apkopojis teorijas un pētījumus par jautājumiem, kas nosaka informācijas sistēmas ieviešanas panākumus. Tiek apskatīta priekšstatu attīstība sākot no ieviešanas satura modeļiem un beidzot ar ieviešanas procesa un sociotehniskie modeli. Pēdējā šīs nodaļas apakšpunktā darba autors ir apskatījis dažus pētījumus, kuri mēģina nodefinēt, kas ir veiksmīgs informācijas ieviešanas rezultāts un pēc kādiem kritērijiem to varētu izvērtēt.
Otrajā darba nodaļā ir atsevišķi izdalīta un aprakstīta organizācijas kultūra un tās ietekme uz informācijas sistēmas ieviešanas gaitu.
Darba trešajā nodaļā autors ir aprakstījis četrus informācijas sistēmas ieviešanas projektus, kuros autors ir piedalījies kā informācijas sistēmas izstrādātājfirmas pārstāvis - sākotnēji veicot sistēmanalītiķa un konsultanta pienākumus, bet pēdējā projektā jau darbojoties kā projekta vadītājs.
Ceturtajā darba nodaļā darba autors, balstoties uz teorētiskajām atziņām un paša autora praktisko pieredzi, ir izstrādājis rekomendācijas un ieteikumus, kas varētu noderēt informācijas sistēmu ieviešanas projektu vadītājiem.
Informācijas sistēmu ieviešana pēdējo divdesmit gadu laikā ir bijusi daudzu praktiķu un akadēmisko pētnieku uzmanības centrā. Plašākā nozīmē ieviešana ietver visas tās darbības, kas konkrētajai organizācijai ir jāveic, lai pilnībā varētu izmantot ieviešamās informācijas tehnoloģijas iespējas. Vairāki ievērojami operāciju pētīšanas, menedžmenta un informācijas sistēmu pētnieki (Šulcs /Schulz/, Slevins /Slevin/, Ginzbers /Ginzberg/, Hiršheims /Hirschheim/ u.c.) ir nonākuši pie secinājuma, ka informācijas sistēmu ieviešanas problēmu pamatā ir darbības aspekti, nevis tehnoloģiskie. Tādēļ lielākā daļa no pētījumiem par informācijas sistēmu ieviešanu pārsvarā koncentrējas uz cilvēciskajiem faktoriem, kas ietekmē šo procesu.
Informācijas sistēmu ieviešanas problēmu apskatīšanai pētnieki ir izmantojuši vairākas pieejas, tādejādi arī izvirzot atšķirīgus secinājumus un ieteikumus sistēmu veiksmīgai ieviešanai. Vieni no pirmajiem, kuri pievērsās ieviešanas problēmu analīzei bija Čerčmens /Churchman/ un Šainblats /Schainblatt/ 1965. gadā. Viņi pieeja bija balstīta uz to, ka ir jānosaka, kādas zinātnieka un menedžera darbības ir nepieciešamas un vispiemērotākās, lai panāktu efektīvu sadarbību starp tiem informācijas sistēmas ieviešanā. Sadarbība šajā kontekstā ietver arī savstarpējas izpratnes radīšanu starp zinātnieku (informācijas sistēmu speciālistu) un menedžeri (lietotāju). Šī pieeja shematiski ir attēlota 1.1. zīmējumā.
Lai gan Čerčmena un Šainblata pieeja informācijas sistēmu ieviešanas procesam tajā laikā bija novatoriska un noderīga, tai var izdalīt vismaz trīs būtiskus trūkumus:
pieeja pilnībā ignorē ieviešamo informācijas sistēmu vai tehnoloģiju;
tā nepiedāvā ieteikumus, kā sasniegt savstarpējo izpratni;
pieeja neņem vērā faktu, ka “zinātnieki” un “menedžeri” nedarbojas (un nevar darboties) izolēti no ieviešanas konteksta.
Ņemot vērā šos trūkums, turpmākie pētījumi šajā jomā (Lukas /Lucas/ 1975; Šulcs, Ginzbergs un Lukas 1984; u.c.) koncentrējās uz dažādu faktoru noteikšanu, kuri iespaido informācijas sistēmas ieviešanas procesa iznākumu (sk. 1.2. zīm.). Identificētos faktorus varētu klasificēt šādās grupās:
individuālie faktori – tādi kā vajadzības un gaidas, izziņas stils, personalitāte, lēmumu pieņemšanas stils;
organizatoriskie faktori – norobežošana vai integrācija, centralizācijas pakāpe, struktūrvienības autonomija, kultūra, grupas normas, atalgojuma sistēmas un varas sadalījums;
situācijas faktori – lietotāju iesaistīšanās, analītiķa – lietotāja komunikācijas raksturs, organizatoriskā piemērotība, kritiskās masas esamība;
tehnoloģiskie faktori – tehnoloģijas veids, tehnoloģijas īpašības – pārnesamība, ieviešanas sarežģītība, uzticamība, drošība, funkcionalitāte.…